CASE STUDY
Integracja ERP i CRM z KSeF - platforma MPED KSeF Gateway
Wyzwanie
Wprowadzenie w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga od firm dostosowania systemów ERP i CRM do nowych regulacji dotyczących elektronicznego fakturowania.
Większość istniejących systemów biznesowych nie została zaprojektowana z myślą o integracji z rządową platformą działającą w modelu asynchronicznym, co powoduje liczne wyzwania techniczne i operacyjne.
Do najczęstszych problemów należą:
- obsługa asynchronicznej komunikacji z KSeF,
- zapobieganie duplikacji wysyłki faktur,
- śledzenie statusu dokumentów oraz identyfikatorów KSeF,
- pobieranie i archiwizacja UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru),
- zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami,
- utrzymanie stabilności i gotowości operacyjnej systemu klasy enterprise.
W praktyce oznacza to konieczność stworzenia stabilnej warstwy pośredniej, która oddziela systemy ERP i CRM od zewnętrznego systemu państwowego.
Rozwiązanie
MPED zaprojektował i wdrożył autorską platformę integracyjną MPED KSeF Gateway, która stanowi warstwę pośrednią pomiędzy systemami ERP/CRM a systemem KSeF.
System udostępnia spójne API integracyjne, dzięki któremu systemy biznesowe mogą wysyłać faktury i odbierać informacje o ich statusie bez konieczności bezpośredniej komunikacji z KSeF.
MPED KSeF Gateway:
- przyjmuje faktury z ERP lub CRM poprzez API,
- nadaje dokumentom identyfikatory korelacyjne,
- odkłada faktury do kolejek i przetwarza je asynchronicznie w tle,
- wysyła dokumenty do systemu KSeF,
- monitoruje ich status przetwarzania,
- pobiera oraz przechowuje UPO i identyfikatory KSeF.
Platforma została zaprojektowana w sposób umożliwiający integrację zarówno z popularnymi systemami biznesowymi, jak i z systemami niestandardowymi.
Oficjalne wideo GOV pokazujace kontekst KSeF: https://youtu.be/rkOGprn4i_g.
MPED przygotował konektory oraz integracje dla systemów takich jak:
- HubSpot
- Microsoft Dynamics
- NetSuite
- SAP
- Xero
- QuickBooks
oraz realizuje integracje z dedykowanymi systemami ERP i CRM klientów.
Funkcjonalność
MPED KSeF Gateway zapewnia kompletną platformę integracyjną do obsługi elektronicznych faktur w systemie KSeF.
- przyjmowanie faktur z systemów ERP i CRM przez API,
- walidację danych wejściowych,
- kontrolę duplikatów dzięki mechanizmowi idempotency,
- kolejkowanie dokumentów do przetwarzania asynchronicznego,
- wysyłkę faktur do systemu KSeF,
- nadawanie i przechowywanie identyfikatorów korelacyjnych dla każdej faktury,
- sprawdzanie statusu dokumentu w KSeF,
- pobieranie numeru KSeF oraz szczegółów przetwarzania,
- automatyczne pobieranie i archiwizację UPO,
- udostępnianie endpointów API do sprawdzania statusu oraz pobrania UPO,
- obsługę faktur przychodzących z KSeF w modelu pull,
- zapisywanie artefaktów technicznych i danych audytowych,
- odporność na błędy dzięki mechanizmom retry, throttling, circuit breaker oraz DLQ,
- monitoring systemu, health checki oraz alertowanie operacyjne,
- bezpieczne zarządzanie sekretami przy użyciu Key Vault oraz Managed Identity,
- redakcję danych wrażliwych w logach,
- wdrożenia multi-tenant oraz izolację środowisk dla poszczególnych klientów,
- możliwość replay wiadomości i odtworzenia procesu po awarii.
Technologie
- C# / .NET 8
- Azure Functions (model isolated worker)
- Azure Service Bus do obsługi kolejek i komunikacji asynchronicznej
- Azure Storage (Blob Storage i Table Storage) do przechowywania danych i artefaktów
- Azure Key Vault do zarządzania sekretami i tokenami
- Managed Identity do bezpiecznej komunikacji między usługami
- Application Insights i Log Analytics do monitoringu i logowania
- Bicep jako Infrastructure as Code
- Azure DevOps Pipelines do automatyzacji wdrożeń
- REST API (HTTP) do integracji z systemami ERP i usługami zewnętrznymi
- JSON i XML jako formaty wymiany danych
- oficjalny KSeF SDK / klient C# do komunikacji z KSeF
- mechanizmy odpornościowe takie jak retry, circuit breaker i throttling
- testy automatyczne oraz scenariusze end-to-end
Efekty
Wdrożenie platformy MPED KSeF Gateway pozwoliło stworzyć skalowalną i odporną platformę integracyjną, zdolną do przetwarzania dużych wolumenów dokumentów.
- uporządkowanie procesu integracji ERP/CRM z systemem KSeF,
- automatyzacja wysyłki faktur i obsługi statusów dokumentów,
- pełna śledzalność procesu fakturowania,
- eliminacja duplikacji wysyłki faktur,
- zwiększenie stabilności systemu dzięki przetwarzaniu asynchronicznemu,
- centralna platforma integracyjna możliwa do wdrożenia dla wielu klientów i systemów ERP.
Podsumowanie
MPED KSeF Gateway to platforma integracyjna zaprojektowana jako warstwa pośrednia pomiędzy systemami ERP i CRM a rządowym systemem KSeF.
Rozwiązanie automatyzuje cały proces obsługi e-faktur:
- przyjęcie faktury z systemu biznesowego,
- walidację danych,
- kolejkowanie dokumentów,
- wysyłkę do KSeF,
- śledzenie statusu przetwarzania,
- pobranie i archiwizację UPO.
Architektura oparta na Azure Functions, Service Bus oraz Azure Storage oddziela warstwę API od przetwarzania asynchronicznego, co zapewnia wysoką skalowalność i odporność na przeciążenia lub chwilową niedostępność systemu KSeF.
Dzięki zastosowaniu mechanizmów takich jak idempotency, retry, DLQ, bezpieczne zarządzanie sekretami oraz multi-tenant deployment, rozwiązanie jest gotowe do wdrożeń w środowiskach enterprise oraz integracji z wieloma systemami ERP i CRM.